我所2006年毕业研究生答辩高峰即将到来。因毕业生答辩集中，为保证答辩质量，不影响正常的毕业工作，今年将实行答辩秘书制度，由各实验室自行组织答辩工作。人教处于2006年4月29日下午在多功能厅对我所各实验室答辩秘书近20人进行了培训，大家一起对答辩的各个环节和注意问题进行了交流。
教育主管卢美英强调了推行答辩秘书对于加强毕业生管理、提高毕业论文质量的意义，她提到此次我们各实验室的答辩秘书素质高，有较强的专业知识，答辩秘书保持相对的稳定性会给毕业生较强的指导性；今年毕业生的答辩截止时间为6月10日，时间紧，答辩秘书要清楚自己研究室的毕业生情况，及时督促他们按期答辩，并提供咨询；从教育部到研究生院对研究生尤其是博士生的培养质量越来越重视，推行答辩秘书制度更能体现出组织的严密性，答辩的专业性。
人教处张云鹏就答辩秘书的工作职责及注意事项作了详细的解释。会上还通报了各室毕业生集中考核的情况。
各实验室设毕业研究生答辩委员会秘书1-2名，全部由实验室主任指定。答辩委员会秘书均由责任心强、办事认真、具有副研以上职称或二年级以上博士担任。参加此次培训的答辩秘书有：吴立新（一部一室），焦风雷、陈佳路（一部二室），田杰（二部一室），杜文萍（二部二室），赵亮（二部三室），王永丰（二部五室），李嶷、张志博（二部六室）李俊红（三部一室），吴迪、赵海波（三部三室），缪建明（四部一室），刘昆（四部三室），高丽（五部），邓浩江、谭红艳（六部），吕尧（七部）。
会上对答辩秘书的工作职责作了介绍：安排论文答辩的时间、地点（包括定会议室、投影仪、茶具、评审费、照相等），从研究生部领取答辩公告予以张贴（保密论文可不公开答辩），联系接送外单位答辩委员会成员；答辩秘书、申请人负责提前3天将答辩日期、地点告诉研究生部，并同时将论文评阅书、学位申请书（含填好的答辩委员会成员审核表）、答辩委员会表决票提交到研究生部审查盖章，同时请准备好以下材料a.全部专家论文评阅书b.答辩情况决议书一式两份c.决议意见初稿一式多份[范文参考、供答辩会上委员讨论修改]；答辩当日，答辩秘书及答辩人携带答辩所需要的论文、材料至少提前半小时到答辩会场，协助布置会场，调试机器，并按答辩程序参加答辩会全过程，对答辩相关内容保密；答辩秘书须准备一份《中科院声学所学位论文答辩操作指南》交由答辩委员会主席，以便主持答辩；对答辩过程中答辩委员会的提问、答辩人的回答及答辩委员会决议等情况做客观、详细的记录，并整理到答辩会议记录上并签字；向答辩委员会成员分发表决票（表决票盖研究生培养处章有效，发票前填写研究生姓名），并负责监票和统计表决结果；协助答辩委员会主席，准备答辩委员会对学位论文和论文答辩情况评语的初稿，评语通过后，将评语认真抄写或打印在决议书上（粘贴签字须骑缝），并请答辩委员会主席在决议书上签名；发酬金：答辩前到研究生部领表、领钱，答辩委员须写上身份证号并签字；答辩秘书及答辩人整理完所有材料后送交研究生部。
答辩秘书制度的推行将会极大促进毕业生按期保质的完成论文答辩工作。
声学所人事教育处
2006年5月16日